Документооборот В Организации Образец

Как организовать ведение делопроизводства с нуля. Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое- то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются: организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации); создание документов (документирование деятельности); обеспечение хранения документов и их использования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству.

Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа: инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними; номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение. Если организация только начинает свою деятельность (т. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно- методических документов.

Образец графика документооборота. Приложение к учетной политике организации очень хороший график документооборота. Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. График документооборота является одним из элементов системы внутреннего.

В делопроизводстве такими документами являются: ГОСТ Р 6. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 2. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует.

Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае в сфере организации документооборота договоров на предприятии.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации. Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую. Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение. Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из- за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Программа Экзамен В Гибдд. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях: адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается; в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма; дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других). В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют: руководителю; его заместителям; сразу непосредственно в подразделения. При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства. Регистрация входящих документов. Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список.

Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ. Примерный перечень нерегистрируемых документов: печатные издания (журналы, газеты, брошюры); копии информационных документов и рекламные материалы; поздравления; приглашения; прейскуранты. Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила: Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).

Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

ЗАО «Засада»Вх. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой- то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение. Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации. Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. Иногда исполнители получают документы напрямую.

Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию. Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с .